Support

010 – 30 31 999 support@itsynergy.nl

Sales

010 – 30 31 930 sales@itsynergy.nl

ICT Waarborg gecertificeerd

Grootste ICT community partner

Wat is Microsoft Teams?
Joshua Bolk

Joshua Bolk

Een Microsoft Teams vergadering plannen en starten

In dit artikel:
    Add a header to begin generating the table of contents
    Online vergaderen is dé uitkomst als je vanuit huis werkt of banden hebt met organisaties in het buitenland. In een handomdraai zijn meetings gepland zonder elkaar fysiek te ontmoeten. Microsoft Teams helpt je hierbij. Microsoft Teams is een handige app die snapt waar jij als ondernemer of werknemer behoefte aan hebt. Zo is Teams bijvoorbeeld gekoppeld aan je agenda. Elke vergadering die je plant in Teams, wordt automatisch omgezet in een onlinevergadering. In deze blog leg ik je onder andere uit hoe je een Microsoft Teams vergadering inplant, hoe je deze start en hoe je personen buiten je organisatie deel laat nemen aan je vergadering.

    Nieuwe Microsoft Teams vergadering plannen

    Stap één is natuurlijk de Teams app downloaden, mocht je deze nog niet hebben. Vervolgens is de eenvoudigste manier om een online vergadering te plannen, door te klikken op ‘agenda’. Deze optie vind je links in de app. Selecteer vervolgens ‘nieuwe vergadering’. Er wordt een planningsformulier geopend waar je allerlei gegevens in kan voeren. Denk hierbij aan de naam van de vergadering, het tijdstip, het selecteren van deelnemers en wat details over het onderwerp van de bespreking. Let erop dat je de juiste tijdzone selecteert. Het zou toch jammer zijn als je een belangrijke meeting mist omdat het tijdstip verkeerd is ingevoerd. Als dit gebeurd is, klik je op ‘opslaan’. Het planningsformulier sluit en elke deelnemer krijgt een uitnodiging in zijn mailbox.

    Als deelnemer kan je reageren op de uitnodiging. Accepteer of weiger deze. Als je de uitnodiging accepteert, staat deze in je agenda. Je kan kiezen om de organisator hier een melding van te sturen of niet. Als er veel teamleden zijn, kan het handig zijn om geen melding te sturen van je acceptatie. Het gevolg is namelijk dat de inbox van de organisator overstroomt van meldingen. Kies dan voor ‘Geen e-mail verzenden naar de organisator’.

    Microsoft Teams vergadering intern

    Met Microsoft Teams kan je heel gemakkelijk een vergadering organiseren. Met één druk op de knop ontvangt elke deelnemer een link naar de online omgeving van jullie meeting. Elke deelnemer krijgt vijf minuten voor aanvang een agendamelding om deel te nemen aan de vergadering. Zodra iemand deelneemt aan de vergadering, verandert de gebeurtenis van kleur. Degene die de vergadering heeft ingesteld, ziet dan dat de deelnemers al online zijn en kan zelf ook deelnemen. Vlak voordat je de vergadering instapt krijg je nog de mogelijkheid om camera- en microfooninstellingen te wijzigen. Als je met veel mensen vergadert, is het bijvoorbeeld handig dat alleen degene die aan het woord is, zijn of haar microfoon activeert. Zo voorkom je ruis en houd je de meeting effectief.

    Microsoft Teams vergadering extern

    Goed nieuws: je hoeft niet de Teams app te hebben om te kunnen deelnemen aan een Microsoft Teams vergadering. Om mensen van buiten je organisatie uit te nodigen, heb je enkel hun volledige e-mailadres nodig. Kies voor ‘verplichte deelnemers toevoegen’, voer het volledige e-mailadres van de gast in en klik dan op ‘uitnodigen’. De externe deelnemer ontvangt nu een e-mail met de link naar de vergadering. Wel heeft iemand zonder de app enkel de optie ‘deelnemen op web’. Dit betekent dat hij of zij deelneemt via internet en niet via de app. Dit kan soms wat vertraging of haperingen geven. Kortom: even Teams downloaden en dat probleem is verholpen!

    Opties tijdens de Microsoft Teams vergadering

    Tijdens de Microsoft Teams vergadering heb je de keuze uit verschillende weergaves. Zo kan je degene die aan het woord is bekijken, maar je kan ook de chat openen. Tijdens het videobellen kan hierin gecommuniceerd worden. Ook kunnen hier documenten gedeeld worden met de deelnemers. Als je collega bijvoorbeeld graag een document wil bespreken, kan hij of zij deze in de chat zetten. Vervolgens open jij deze eenvoudig en weet je precies waar je collega het over heeft.

    Veelgestelde vragen

    Kan ik deelnemen aan een Microsoft Teams vergadering zonder de app?

    Dit kan zeker. De organisator heeft enkel je volledige e-mailadres nodig. Je ontvangt een linkje naar
    de vergadering en neemt deel via internet in plaats van via de app.

    Kan ik mijn camera- en microfooninstellingen wijzigen?

    Voordat je deelneemt aan de vergadering krijg je de mogelijkheid om dit in te stellen. Maar ook
    tijdens de vergadering kan je dit op elk gewenst moment wijzigen. Dit doe je eenvoudig door op het
    microfoontje of op het cameraatje te klikken.

    Vragen aan onze specialist?

    Joshua Bolk

    Joshua Bolk

    Joshua is één van de 40 experts bij IT Synergy. Het liefst helpt hij klanten online vindbaar te maken, door het schrijven van teksten en ontwikkelen van websites. Zo nu en dan houdt hij er ook van om nieuwe applicaties op de proef te stellen.

    Andere bekeken ook

    IT Synergy © All rights reserved 2020

    ICT Bedrijf beoordelingen en ervaringen

    itsynergy.nl 9.8 uit 10 gebaseerd op 15 reviews

    Scroll naar top