Begin december heeft Microsoft Teams een nieuwe functionaliteit toegevoegd aan de software. Het is vanaf nu namelijk mogelijk om ‘breakout sessies’ te houden binnen vergaderingen. Met deze nieuwe functionaliteit is het mogelijk om deelnemers van de vergadering te verdelen over verschillende break-out rooms. In deze handleiding leggen we je de belangrijkste handelingen overzichtelijk uit.
Een breakout room maken in Microsoft Teams
Als eerste moet je een vergadering aanmaken in Microsoft Teams of Outlook. Weet je niet hoe je dit doet? Bekijk dan onze handleiding: Een Microsoft Teams vergadering plannen en starten.
Vervolgens open je de vergadering in Teams en klik je op het ‘breakout’ icoontje.
Als je dit hebt gedaan opent een pop-up venster waar je het gewenste aantal breakout rooms kunt instellen. Daarnaast heb je de mogelijkheid om deelnemers automatisch of handmatig toe te wijzen aan de zojuist gecreëerde breakout rooms.
Wanneer je voor automatisch toewijzen kiest zal de groep deelnemers evenredig verdeeld worden over het aantal breakout rooms. Kies je voor handmatig dan kan je zelf de deelnemers per breakout room bepalen.
In deze handleiding kiezen wij voor het handmatig instellen en creëren we twee breakout rooms.
Wanneer je als organisator de breakout rooms hebt aangemaakt zie je de volgende menu opties aan de rechterzijde van het Micorsoft Teams venster. Hier kan je deelnemers toewijzen aan ruimtes, namen van ruimtes aanpassen en ruimtes toevoegen of verwijderen.
Naam van een vergaderruimte/ breakout room aanpassen in Microsoft Teams.
Als je de naam van de verschillende breakout rooms wilt aanpassen doe je het volgende:
– Je selecteert de vergaderruimte en drukt op de drie bolletjes
– Selecteer de optie ‘Naam van vergaderruimte wijzigen’
Er opent een pop-up waar je de naam van de ruimte kunt aanpassen.
Druk op ‘ Naam van vergaderruimte wijzigen’ om de wijziging op te slaan.
Deelnemers aan een vergaderruimte/ breakout room toewijzen.
Om deelnemers aan de juiste breakout room toe te wijzen klap je het tegeltje ‘Deelnemers toewijzen’ open. Als je dit hebt gedaan vind je alle deelnemers die op dat moment in de vergadering aanwezig zijn.
Om een deelnemer toe te wijzen aan een breakout room vink je hem of haar aan en druk je op toewijzen. Via een dropdown kan je vervolgens een breakout room selecteren.
Wanneer alle deelnemers toegewezen zijn aan een breakout room kan je de ‘breakout sessie’ starten. Dit doe je door op de button ‘start vergadering’ te klikken. De deelnemers zullen dan binnen enkele seconden naar de toegewezen breakout rooms verplaatst worden.
De breakout rooms zijn actief wanneer er een groene button met ‘openen’ achter de rooms verschijnt.
Binnen de breakout rooms hebben de deelnemers dezelfde functionaliteiten als een gewone Teams vergadering. Opties zoals scherm delen, bestanden uploaden, audio en camera zijn allemaal beschikbaar.
Deelnemen aan de verschillende breakout sessies als organisator.
De organisator kan vrij tussen de verschillende breakout rooms navigeren en deelnemen. Dit doe je door achter de verschillende rooms op de optie deelnemen aan vergaderruimte aan te klikken.
Een vergaderruimte/ breakout room toevoegen.
Wanneer je een extra breakout room wil toevoegen doe je dat door in het menu op de button ‘Voeg vergaderruimte toe’ te drukken. Er zal dan een extra vergaderruimte verschijnen in de lijst. Ook deze ruimte kan veranderen van naam en is beschikbaar om deelnemers aan toe te wijzen.
Als organisator een aankondiging doen naar alle vergaderruimtes/ breakout rooms
Als organisator heb je de mogelijkheid om naar alle deelnemers in de verschillende breakout rooms een aankondiging te doen. Dit kan handig zijn om bijvoorbeeld het einde van de breakout sessie mede te delen. Een aankondiging doe je door in het menu op de drie bolletjes te klikken en de optie ‘een aankondiging doen’ te selecteren.
Vervolgens zal er een pop-up venster openen waarin je de aankondiging kunt typen. Door op verzenden te drukken zal deze naar de verschillende breakout rooms verzonden worden.
Het afsluiten van de vergaderruimtes/ breakout rooms
Wanneer de vergaderingen voltooid zijn kan de organisator de breakout sessies afsluiten. Dit doe je door op de button ‘Sluit vergadering’ te klikken. Alle deelnemers worden dan automatisch uit de breakout rooms gehaald en teruggeplaatst in de originele Teams meeting.
