Jouw Outlook agenda heeft een hoop functies voor jou persoonlijk. Daarnaast kun je je agenda ook met anderen delen en hen rechten geven voor wat ze wel en niet kunnen zien en/of aanpassen.
Je kunt jouw agenda openbaar maken en de volgende rechten zelf instellen:
- Kan weergeven wanneer ik bezet ben: personen met wie je jouw agenda deelt, kunnen alleen de tijden zien waarop jij afspraken hebt. Dit wordt bij hen aangegeven als ‘Bezet’.
- Kan titels en locaties weergeven: personen met wie je jouw agenda deelt, kunnen alleen de titel en locatie van een vergadering of afspraak zien.
- Kan alle details weergeven: personen met wie je jouw agenda deelt, kunnen alle details zien, inclusief beschrijving en eventuele deelnemers.
- Kan bewerken: personen met wie je jouw agenda deelt, kunnen vergaderingen of afspraken weergeven, bewerken en verwijderen.
- Gedelegeerde: gedelegeerden kunnen vergaderingen of afspraken weergeven, bewerken en verwijderen. Gedelegeerden kunnen ook vergaderingverzoeken maken en namens jou beantwoorden.
Je Outlook agenda delen met anderen
Het delen van je agenda is superhandig en voor sommige functies ook nodig. Denk bijvoorbeeld aan een projectcoördinator die de agenda van het projectenteam beheert, of de directie assistent die afspraken van het managementteam inplant, verzet of aanpast.
Volg onderstaande stappen om je Outlook agenda te delen en de juiste rechten toe te wijzen:
Stap 1: Open je agendavenster binnen Outlook. Dit kun je links onderin in Outlook selecteren.
Stap 2: Selecteer binnen je Outlook agenda rechts bovenin ‘Agenda delen’.
Stap 3: Je ziet nu onderstaand venster. Hier kun je onder het tabje ‘Machtigingen’ via de knop ‘Toevoegen’ collega’s selecteren die jouw agenda mogen inzien/beheren.
Stap 4: Selecteer de persoon die je wilt toevoegen. Je kunt ook meerdere personen in één keer toevoegen. De geselecteerde personen worden onderin dit venster weergegeven.
Stap 5: Wanneer je iedereen hebt toegevoegd, kun je ze 1 voor 1 rechten geven. Dit doe je door de namen in onderstaand venster aan te klikken en het bolletje aan te vinken dat bij de machtiging hoort die jij wilt toebedelen. Klik op ‘OK’. De juiste rechten staan nu achter de door jou geselecteerde personen.
Stap 6: De personen die uitgenodigd zijn ontvangen een e-mail met notificatie dat jij je agenda met hen wilt delen.
Privé afspraak Outlook maken
Wanneer meerdere collega’s toegang hebben tot jouw agenda, kunnen zij in principe ook privéafspraken zien. Dit is natuurlijk niet altijd even fijn, dus er is een optie om specifieke afspraken af te schermen. De door jouw geselecteerde collega’s behouden dezelfde beheerrechten van jouw agenda, maar kunnen je privé afspraak dan niet zien in Outlook. Volg onderstaande stappen om een privé afspraak in Outlook te maken.
Stap 1: Open je agenda en klik op de afspraak die je privé wilt houden. Wanneer je de afspraak nog moet maken, creëer je een nieuwe afspraak in Outlook en volg je ‘Stap 2’.
Stap 2: De afspraak opent in een groot venster. Klik hier op de drie bolletjes en vervolgens op ‘Persoonlijk’ onder ‘Codes’. Klik vervolgens op ‘Opslaan en sluiten’. Je afspraak is nu voor niemand zichtbaar, ook niet voor collega’s die wel toegang hebben tot alle andere info in jouw agenda.
Handig om te weten: wanneer je een groter formaat scherm hebt, staat het slotje al bovenin de balk. Je hoeft dan niet op de drie bolletjes te klikken, maar alleen op het slotje en vervolgens op ‘Opslaan en sluiten’.
