Je gaat op vakantie, gezellig met familie of vrienden een week weg. Om tijdens deze periode niet bezig te hoeven zijn met werk gerelateerde zaken, is het handig om een out of office bericht in te stellen. Een out of office bericht zorgt ervoor dat wanneer je een mail binnen krijgt, deze automatisch beantwoordt zal worden vanuit jouw naam. Je kunt zelf een automatisch bericht instellen, zodat inkomende mails altijd worden beantwoordt. Hier laten we je zien hoe je dit zo simpel mogelijk kan doen in Microsoft Outlook.
1. Open Outlook en klik rechtsboven op instellingen (het tandwiel).
2. Klik op ‘Automatische antwoorden’ onder ‘Uw accounts’.
3. Schakel ‘Automatische antwoorden’ in.
4. Kies de periode waarin jij automatische berichten wilt versturen.
5. Kies of je verschillende berichten binnen en buiten je organisatie wilt versturen.
6. Stel een tijdelijke automatisch mail op.
7. Klik op ‘OK’ en het bericht staat klaar.
Ik ben weer terug, wat nu?
Wanneer je weer terug bent en het automatische antwoord loopt nog, kun je dit uitschakelen door op ‘Uitschakelen’ te drukken in het lint die is weergegeven in jouw mailbox. Je kunt ook van tevoren een tijd en datum instellen zodat dit automatisch gaat.
Het is altijd mogelijk om het bericht aan te passen naar wens, dit doe je door de stappen gewoon nogmaals te volgen en het bericht te veranderen.
Dit kan handig zijn wanneer je bijvoorbeeld naar mensen buiten jouw bedrijf een wat formeler bericht met andere informatie wilt sturen, en naar mensen binnen jouw organisatie een informeler bericht, bijvoorbeeld “ik ben op vakantie! Ik ben er maandag weer.”Â
De Outlook interface kan per besturingssysteem verschillen, voor apple apparaten hebben we een aparte handleiding. Bekijk deze blog hier.
