Je kent het wel; je bent druk aan het werk en je vergeet per ongeluk de bijlage aan jouw mailtje toe te voegen. Of nog erger, je stuurt een e-mail naar de verkeerde persoon of ontdekt een vervelende spelfout. Gelukkig kun je in Microsoft Outlook in sommige gevallen een e-mail intrekken. In deze blog leggen wij je uit hoe je dit in een paar stappen kunt doen!
Meer weten over Microsoft Outlook? Lees hier!
Instructies voor het intrekken van een Outlook mail
- Open de e-mail die je wilt intrekken in het mapje ‘Verzonden items’. Open de e-mail in groot scherm
- Klik bij ‘Acties’ op ‘Dit bericht intrekken’
- Er verschijnt een scherm in beeld waar je kunt kiezen tussen ‘Ongelezen kopieën van dit bericht verwijderen’ en ‘Ongelezen kopieën verwijderen en vervangen door een nieuw bericht’. Selecteer je keuze
- In hetzelfde scherm kun je ervoor kiezen om voor iedere geadresseerde een notificatie te ontvangen als het intrekken is gelukt of mislukt. Dit doe je door het desbetreffende vakje aan te vinken. Als je graag precies wilt weten wie de e-mail ontvangen heeft en wie niet, is het handig om het vinkje aan te zetten. Gaat het om een mail die geadresseerd is aan tientallen mensen? Dan is het handiger om het vinkje uit te zetten. Je zit namelijk niet te wachten op een overload aan mails in je inbox
- Klik op ‘OK’ en jouw e-mail is ingetrokken. Als je er bij stap 3 voor hebt gekozen om het bericht te vervangen door een nieuw bericht, opent er vanzelf een nieuw e-mailvenster. Je kunt de Outlook mail dan aanpassen en verzenden
Wanneer kun je een Outlook mail intrekken en wanneer niet?
Er zijn een aantal voorwaarden voor het terughalen van een Outlook mail:
- Jij en de ontvanger zijn werkzaam binnen dezelfde organisatie
- Jij en de ontvanger werken beiden met een Microsoft Office 365 e-mailaccount of een Microsoft Exchange e-mailaccount
- De e-mail is nog niet gelezen door de ontvanger
- De geadresseerde ontvangt de mail niet in een andere map. Het kan zo zijn dat de ontvanger heeft ingesteld dat e-mails niet in ‘Inbox’, maar in een andere map terechtkomen. In dit geval lukt terughalen niet
Het succesvol terughalen van een e-mail is van veel factoren afhankelijk en lukt vaak helaas niet. Als je echter binnen dezelfde organisatie werkt, beiden een Microsoft Office 365 e-mailaccount of Microsoft Exchange e-mailaccount hebt én als de ontvanger eerst het intrekkingsbericht opent, bestaat de kans dat jij jouw mailtje kunt intrekken. Als het lukt, wordt het oorspronkelijke bericht automatisch verwijderd uit het postvak van de ontvanger.
E-mail intrekken niet gelukt?
Dat de kans dat het intrekken van een mailtje lukt klein is, betekent natuurlijk niet dat het niet het proberen waard is. Lukt het écht niet om de e-mail terug te halen? Dan kun je het beste gewoon gelijk een nieuwe e-mail sturen. Jouw collega’s herkennen de situatie vast allemaal. En mocht het toch nog eens gebeuren, dan weet je in ieder geval dat de optie bestaat om een Outlook mail terug te halen.
Als je graag wilt weten of het terughalen van een e-mail is gelukt, kun je dit bij een van de stappen aanvinken. Kies hiervoor ‘Voor iedere geadresseerde laten weten of intrekken is gelukt of mislukt’. Je krijgt dan een notificatie per geadresseerde.
De kans dat het terughalen van een e-mail lukt, is redelijk klein. Het is echter mogelijk als je de e-mail binnen je eigen organisatie intrekt, als jij en de ontvanger beiden een Office 365 e-mailaccount of een Microsoft Exchange e-mailaccount hebben én als de ontvanger eerst het intrekkingsbericht opent.
Dat kan door het aanvinken van de functie ‘Ongelezen kopieën verwijderen en vervangen door een nieuw bericht’. Je kunt dan de e-mail aanpassen en opnieuw verzenden, terwijl de oude mail wordt verwijderd.
Andere e-mailservices hebben ook een functie voor het terughalen van een e-mail. De voorwaarden hiervoor kunnen echter afwijken van die van Microsoft Outlook.
