Ondanks dat het nieuwe jaar nog maar net begonnen is, heeft Microsoft Teams al een innovatie doorgevoerd. De agenda is namelijk vernieuwd, en lijkt nu meer op de agenda zoals je hem van Microsoft Outlook kent. Er zijn nu namelijk veel meer functies beschikbaar binnen de Microsoft Teams agenda. Benieuwd wat je hier allemaal mee kunt? Dat lees je in deze blog!
Agenda-weergave in Teams
Als eerst valt je misschien op dat de agenda-weergave veranderd is. De afspraken van de huidige dag en van de dagen die nog moeten komen die week, staan bijvoorbeeld meer in detail afgebeeld. De afspraken van de dagen die al voorbij zijn in die week, bevatten minder details. Ook kun je nu aanpassen hoe groot je de tijdsblokken in je agenda wilt hebben. Daarnaast kun je via agenda-instellingen weeknummers inschakelen. Via deze instellingen kun je ook verschillende tijdzones toevoegen. Handig als je collega (of jijzelf) op workation is!
Filters in de Microsoft Teams agenda
Het is nu ook mogelijk verschillende filters in te schakelen, via de drie puntjes boven in je Teams agenda. Deze filters helpen je bij het focussen op bepaalde afspraken in je agenda. Als je verschillende soorten events hebt onderverdeeld in categorieën, zoals afspraken met collega’s, afspraken met externen en het uitvoeren van taken voor jezelf, is dit bijvoorbeeld heel erg handig. Ook kun je deze filters aanzetten om onderscheid te maken tussen onder andere geaccepteerde, niet beantwoorde en gecancelde vergaderingen. Je kunt je agenda bijvoorbeeld filteren op ‘niet beantwoord’, zodat je ook de uitnodigingen die je hebt gemist in alle drukte, kun accepteren of afwijzen.
Vergaderingen aanmaken vanuit de Teams agenda
Je kunt nu je meetings tot in de details inplannen binnen je Teams agenda. Voorheen verscheen er alleen een pop-up waar je de belangrijkste zaken kon vermelden, zoals datum en tijd, deelnemers, locatie en beschrijving. Nu kun je die pop-up uitvergroten, waardoor je meer details toe kunt voegen. Denk hierbij aan meldingen instellen voorafgaand aan de meeting, het terugkerend maken van de meeting en het gebruikmaken van de planningsassistent om dubbele afspraken te voorkomen.
Vergaderingen openen en aanpassen in de Teams agenda
Bij het openen van een afspraak in je Teams agenda, om er meer informatie over te vinden of deze aan te passen, verschijnt eerst nog de kleine pop-up. Deze kun je uitvergroten voor meer details. Je kunt hier nu bijvoorbeeld een chatknop vinden. Zo kun je via de chat berichten sturen en ontvangen van iedereen die betrokken is bij de meeting. Dit kan goed van pas komen om vergaderaantekeningen te maken. Ook is er nu een knop beschikbaar waarmee je direct deel kan nemen aan de vergadering of de link ervan kunt kopiëren om naar je collega’s te sturen.
Concept van een vergadering
Als je bezig bent met het inplannen of aanpassen van een meeting, kan het wel eens voorkomen dat je meer informatie nodig hebt om deze in te plannen. Je bent bijvoorbeeld één belangrijk vergaderpunt vergeten, waarvoor je even een berichtje moet sturen naar je collega. Dan kun je gewoon via de linkerkant van Teams naar de chat gaan, zoals je altijd doet. Hier kun je je informatie opzoeken of je vraag stellen. Als je dan weer terugkomt bij je agenda, staat het scherm van de meeting die je aan het inplannen was, gewoon nog open. Zo hoef je niet alles opnieuw in te vullen!
Gedeelde agenda's bekijken in Teams
In de Microsoft Teams agenda kun je nu ook agenda’s van anderen inzien. Zorg er wel voor dat je deze agenda’s eerst toevoegt in Microsoft Outlook via ‘Gedeelde agenda toevoegen’. Deze functie is namelijk (nog) niet mogelijk binnen de Microsoft Teams agenda.
Je werklocatie aangeven
Binnen je Teams agenda kun je nu per dag of week aangeven welke dagen je op kantoor of op afstand werkt. Je kunt ook van je collega’s zien welke dagen ze op kantoor werken, als ze dit hebben ingevuld natuurlijk.
Opgeslagen weergaven
Met de optie ‘Opgeslagen weergaven’, kun je verschillende agenda-weergave instellingen aanmaken en opslaan. Je kunt bijvoorbeeld een optie toevoegen waarin je alleen je eigen agenda ziet, maar ook een optie waarin hierbij ook de agenda van je collega’s zichtbaar is.
Kanaalvergaderingen
Je kunt via de Teams agenda nu ook kanaalvergaderingen inplannen. Dit is erg handig als je een vergadering met je team wilt inplannen. Ook dit kun je doen via het pijltje naast ‘Nieuwe gebeurtenis’. Zo kun je invoeren met welk Teams-kanaal je een vergadering in wilt plannen. Als je dit via de ‘normale’ manier van inplannen doet, heb je de optie niet om er een kanaal aan toe te voegen. Je kunt er ook nog voor kiezen om persoonlijke uitnodigingen te versturen, zodat genodigden de uitnodiging meteen in hun agenda ontvangen.
Vergadertemplates
Je kunt ook verschillende soorten meetings inplannen in de nieuwe Microsoft Teams agenda. Deze kun je vinden via het pijltje naast ‘Nieuwe gebeurtenis’. Hier krijg je drie verschillende vergaderopties: webinar, bijeenkomst en virtuele afspraak. De instellingen voor deze verschillende opties zijn precies afgestemd op de soort vergadering. Zo hoef je er bijvoorbeeld zelf niet over na te denken dat je bij een webinar de microfoon van deelnemers uit moet zetten. Dit heeft Microsoft Teams al voor je gedaan als standaardinstelling van deze soort vergadering.
