Wil je flexibel kunnen werken? Dan is Microsoft Teams echt wat voor jou. Kort gezegd is Microsoft Teams een communicatietool waarmee je kan chatten maar ook bijvoorbeeld gezamenlijk Word- of Excelbestanden kan bewerken. Microsoft Teams zorgt ervoor dat je overal kan samenwerken met je collega’s. Of dit nu thuis is, in de trein of in het buitenland. Overal waar je een internetverbinding hebt, ben jij bereikbaar! Bekijk onze video, of bekijk de handleiding eronder:
Nieuw Team aanmaken
Oké, je bent overtuigd en je wil gebruikmaken van Microsoft Teams. Hoe doe je dat? In onderstaand stappenplan leg ik het je uit.
- Open Microsoft Teams en ga naar Teams.
- Klik linksonder op de optie ‘Lid worden van een team of een team maken’.
- Je krijgt nu drie opties: ‘Een team maken’, ‘Lid worden van een team met een code’ óf je kan lid worden van een team dat openbaar staat. Uiteraard kies je voor de eerste optie.
- Nu opent er een venster waar je kan kiezen tussen ‘Een geheel nieuw team maken’ of ‘Maken van…’. Deze laatste optie houdt in dat je een nieuw team maakt op basis van een bestaand team. Je ‘kopieert’ dus als het ware de leden van een team met dezelfde structuur. Als je nog nooit met Teams gewerkt hebt, kies je voor ‘Een geheel nieuw team maken’.
- Maak nu de keuze uit een privé team, een openbaar team of hele organisatie. Hieronder leg ik je uit wat elke optie inhoudt. Zo kan je zelf kiezen welke optie het beste is voor jouw team.
Opties voor het aanmaken van een Team
Privéteam
Een privéteam houdt in dat het team alleen toegankelijk is voor genodigden. Niemand kan zichzelf toevoegen aan de groep, degene die de groep aanmaakt is de enige die dit kan bepalen. Dat maakt deze groep geschikt voor bijvoorbeeld meetings waar gevoelige informatie gedeeld wordt. Vul als maker van het team de naam in en een beschrijving. Zo weet je collega wat hij/zij kan verwachten als dit team in de lijst verschijnt. Selecteer vervolgens alle leden die je toe wil voegen aan dit team en je privéteam is een feit!
Openbaar team
Elke collega kan zichzelf toevoegen aan deze groep, scheelt jou weer werk. Om lid te worden van een openbaar team hoef je enkel de groep op te zoeken en deze toe te voegen aan je lijst. Een groot voordeel van een openbaar team is dus dat het een hoop werk scheelt. Als veel mensen deel moeten uitmaken van het team, is het handiger én sneller om ze dit zelf te laten doen. Ook kies je voor een openbaar team als de groepssamenstelling vaak verandert. Zo kan elke werknemer lid worden wanneer dat nodig is.
Hele organisatie
Deze optie spreekt voor zich. Zijn er documenten die beschikbaar moeten zijn voor elke werknemer? Laat dan de hele organisatie toe in je team. Dit is handig als je bijvoorbeeld beleidsplannen wil delen of iedereen wil aanspreken maar niet iedereen op locatie is.
Leden toevoegen
Verandert de samenstelling van je team? Dan voeg je eenvoudig nieuwe leden toe aan het team. Dit is alleen nodig als je team privé is of de hele organisatie bevat. Bij een openbaar team kan elke werknemer immers zichzelf toevoegen. Als je de eigenaar van het team bent, zoek je het team op in je lijst en kies je voor ‘meer opties’ en vervolgens ‘leden toevoegen’.
Rechten
Iedereen die lid is van het team, heeft de rechten van een deelnemer. Een deelnemer kan alles bewerken, maar heeft geen zeggenschap over de andere leden. Het is handig om ook een paar beheerders in te stellen. Als beheerder kan je namelijk leden toevoegen en verwijderen. Als je een externe gast hebt uitgenodigd, bijvoorbeeld een klant of een spreker, dan zal dit te zien zijn in de lijst. Zelfs een beheerder kan de rechten van een gast niet aanpassen.
Het maximale aantal deelnemers in Microsoft Teams is 2500.
Als deelnemer van een team kan je dit zelf niet aanpassen. De eigenaar van het team, dat wil zeggen: degene die het team aangemaakt heeft, moet hiervoor jouw rechten aanpassen.
Het kan zijn dat de eigenaar van het team toch per abuis een privéteam heeft aangemaakt. Controleer of dit zo is. Een openbaar team is namelijk altijd toegankelijk voor je.
