Online vergaderen is dé uitkomst als je vanuit huis werkt of internationale banden hebt met organisaties in het buitenland. In een handomdraai zijn meetings gepland zonder elkaar fysiek te ontmoeten. Microsoft Teams helpt je hierbij. Teams is een handige app die snapt waar jij als ondernemer of werknemer behoefte aan hebt. Zo is Teams bijvoorbeeld gekoppeld aan je Outlook agenda. Elke vergadering die je plant in Teams, wordt automatisch omgezet in een online vergadering. Bekijk hieronder hoe je een Teams meeting inplant!
Meer weten over Microsoft Teams? Lees hier!
Een Microsoft Teams vergadering plannen
- Installeer de Teams app op je desktop of een ander apparaat
- Klik op ‘Agenda’ links in het scherm
- Selecteer ‘Nieuwe vergadering’
- Voer alle benodigde informatie voor de nieuwe meeting in, zoals naam voor de vergadering, het tijdstip en het onderwerp
- Selecteer alle deelnemers door hen toe te voegen aan de vergadering
- Klik op ‘Opslaan’. Alle deelnemers krijgen een uitnodiging in hun inbox
Lees hier hoe je Microsoft Teams kunt installeren.
Als je deelnemers kiest voor de vergadering, kun je collega’s binnen jouw organisatie makkelijk toevoegen door hun naam te typen en toe te voegen. Voor deelnemers die niet binnen jouw organisatie werken, kun je hun e-mailadres toevoegen. Als de deelnemers de uitnodiging accepteren, komt deze automatisch in hun agenda.
Je kunt ook via Microsoft Outlook een vergadering inplannen in Teams. Via de agendafunctie kun je bovenin de button ‘Nieuwe Teams vergadering inplannen’. Genodigden krijgen dan een link toegestuurd naar de Teams vergadering.
Een Microsoft Teams vergadering starten
Als je via Teams of Outlook een Teams vergadering hebt gepland, krijgen alle deelnemers vlak van tevoren een herinnering. Met een klik op de link of de herinnering komt iedereen in de online omgeving van de meeting. Voordat je de vergadering ingaat, krijg je in deze omgeving de mogelijkheid om camera- en microfooninstellingen te wijzigen. Als je met veel mensen vergadert, is het bijvoorbeeld handig dat alleen degene die aan het woord is de microfoon activeert. Zo voorkom je ruis en houd je de meeting effectief.
Deelnemen aan een Microsoft Teams vergadering zonder app
Heb jij een uitnodiging gekregen voor een Teams vergadering, maar heb je zelf geen Microsoft Teams? Dit is geen probleem! Ook zonder de Teams app, kun je makkelijk deelnemen aan een Teams vergadering. Je kunt de link in de uitnodiging aanklikken en via het internet deelnemen aan de vergadering. Je komt dan in dezelfde online omgeving met dezelfde opties die je kunt instellen voor je camera en microfoon.
Functies tijdens de Microsoft Teams vergadering
Tijdens de Microsoft Teams vergadering heb je de keuze uit verschillende weergaven. Zo kun je degene die aan het woord is ‘Pinnen’, zodat hij of zij altijd in beeld blijft. Je kunt ook de chat openen, zodat je tijdens de vergadering met iedereen kan communiceren. Zo kun je bijvoorbeeld interessante linkjes sturen of vragen stellen, zonder de spreker te onderbreken. Ook kunnen hier documenten gedeeld worden met de deelnemers. Wil je graag een document bespreken? Dan kun je deze in de chat delen.
Iedereen met een zakelijk of persoonlijk e-mailadres via Microsoft 365 kan zich registreren voor Teams. Mensen die nog geen betaald abonnement hebben, hebben toegang tot de gratis versie van Teams. Deze heeft echter wel gelimiteerde functies.
Zonder Teams app kun je makkelijk deelnemen aan een Teams meeting. De organisator heeft enkel je volledige e-mailadres nodig. Je ontvangt een linkje naar de vergadering en neemt deel via internet in plaats van via de app.
Voordat je deelneemt aan de vergadering, krijg je de mogelijkheid om je camera- en microfooninstellingen aan te passen. Ook tijdens de vergadering kan je dit op elk gewenst moment wijzigen. Dit doe je eenvoudig door op het microfoontje of op het cameraatje te klikken.
Je kunt makkelijk een Teams meeting bijwonen via je smartphone of tablet, zolang je de Teams app download of een internetverbinding hebt. Lekker makkelijk als je onderweg bent en niet op tijd achter je laptop kan zitten.
