Uw organisatie heeft gekozen om gebruik te maken van de Axeos telefonieoplossing van IT Synergy.
Met deze Cloud gebaseerde oplossing heeft u de beschikking tot flexibele telefonie diensten met een zeer uitgebreid aantal features.
De voordelen zijn:
- Hoge service en persoonlijke aandacht.
- Gegarandeerd betrouwbaar netwerk.
- ISDN-gesprekskwaliteit of zelf hoger indien er van de G.722 codec gebruikt wordt gemaakt. Schaalbaar van 1 tot een onbeperkt aantal nummers.
- Uitgebreide features waaronder:
- Keuzemenu’s (IVR);
- Gespreksopname;
- FaxtoE-mail&E-mailtoFax;
- Wachtrijen met evt. positie melding (er zijn nog 2 wachten voor u);
- Conference Rooms;
- Call Me button voor op website of mobiele telefoon;
- Vast mobiel integratie (VaMo); en
- Bellen vanuit de PC en klantgegevens po-up bij inkomende gesprekken (CTI).
- Lage abonnementskosten, geen ISDN-lijnen meer nodig, een internet verbinding is voldoend.
- Lage gesprekskosten.
- Snel en gemakkelijk nummers omleiden of standen activeren met behulp van Axeos UC.
- Beveiligd tegen hackers en fraudeurs.
- Online gespreksinformatie via de Rapportage Portal.
Deze handleiding heeft betrekking tot de Axeos Web Portal. Voor de bediening van de telefoontoestellen zijn verschillende handleidingen beschikbaar.
Axeos UC
Elke Axeos gebruiker heeft toegang tot zijn eigen Axeos UC (Unified Communications) gebruikers portal. In deze omgeving kan o.a. het telefoonboek worden beheerd en doorschakelingen worden geactiveerd.
Inloggen
Uw portal is beschikbaar via link: https://vpbx-XXXX.vpbxnet.nl/
De inloggegevens zijn:
• Username: <dit is uw interne toestelnummer>
• Password: ……….
De inloggegevens worden door de dienstdoende engineer aangeleverd of je kunt de gegevens opvragen via de optie ‘Forgot Password’ rechtsonder in het inlogscherm.
Jouw webbrowser navigeert jou naar https://vpbx-XXXX.vpbxnet.nl.
Log in met jouw gebruikersnaam en wachtwoord.
Gebruikersinformatie
Het gebruikersinformatie scherm is onderverdeeld in de volgende secties:
- Voorkeuren.
- Switches.
- Mijn telefoons.
- Gebruikersinformatie.
In de volgende paragraaf worden de vier secties nader omschreven.
Voorkeuren
| Gebruikersinformatie | |
|---|---|
| Doorschakelen | Hiermee kunt u alle oproepen bedoeld voor uw toestel doorschakelen. |
| Dubbelgesprek | Dubbelgesprek in of uitschakelen |
| Niet storen | Niet storen in of uitschakelen |
| Schakel niet storen uit na uitloggen | Als niet storen is geactiveerd wordt na het uitloggen op de website de niet storen functie gedeactiveerd. |
Switches
Als er gebruik wordt gemaakt van zogenaamde switches kunnen bepaalde standen in- of uitgeschakeld worden. Aanmaak en gebruik hiervan kan worden overlegd tijdens het intakegesprek en met de dienstdoende engineer op locatie.
Mijn telefoons
Met Axeos is het mogelijk dat één gebruiker meerdere toestellen heeft. In de mijn telefoons sectie kan er per telefoon ingesteld worden of hij rinkelt bij een oproep.
Een telefoon kan ook een doorschakeling zijn naar bijvoorbeeld een mobiele telefoon. De doorgeschakelde oproepen kunt je eventueel doorverbinden naar een collega. De procedure hiervoor staat omschreven in paragraaf 2.1.
Onder ‘Mijn Telefoons’ kunnen ook de inloggegevens van de Axeos Phone als tekst of als QR code opgevraagd worden.
Gebruikersinformatie
| Gebruikersinformatie | |
|---|---|
| Wachtwoorden | Als u hierop drukt kunt u het wachtwoord veranderen voor het inloggen op de Axeos portal of de PIN code aanpassen van voicemail als deze wordt gebruikt. Dit veld kan niet aangepast worden. |
| User ID | Uw Gebruikersnaam / interne toestelnummer. |
| Voor- en achternaam | De naam die gekoppeld is aan het interne toestelnummer. |
| Taal | Hiermee kunt u de taal van de website aanpassen. |
| Als uw e-mail adres als voicemail geactiveerd is, wordt dit afgeleverd op dit e-mail adres. Dit adres wordt tevens gebruikt als u het wachtwoord vergeten bent. |
Klik op bijwerken om eventuele gemaakte aanpassingen te actualiseren.
Voicemailbeheer
Bij het menu item voicemailbeheer kunnen de voicemail berichten beheerd worden. Deze optie wordt zelden gebruikt omdat er bijna altijd gebruik gemaakt wordt van de voicemail to e-mail functie.
Bij de paragraaf Voicemail onder het hoofdstuk telefooncentralefuncties staat o.a. omschreven hoe de voicemail meldtekst ingesproken kan worden.
Uw telefoonregels
Let op: vanwege de complexiteit van het menu ‘uw telefoonregels’ en de negatieve invloed die het kan hebben op jouw bereikbaarheid, adviseren wij je om geen gebruik te maken van dit menu. Wens je dit wel te doen adviseren wij jou om een extra training ter behoeve van de telefoonregels te volgen.
Wachtrij
Indien er gebruik wordt gemaakt van een wachtrij voor een van jouw externe nummers, en jouw toestel gemachtigd is om oproepen hiervoor te ontvangen, heb je onder dit menu de mogelijk om je in en uit de wachtrij te schakelen.
- Start: hiermee meld jij jezelf aan voor de wachtrij.
- Pauze: hiermee pauzeer jij jezelf in de wachtrij.
- Stop: Hiermee meldt jij jezelf af voor de wachtrij.
Aangemeld:
Als er meerdere toestellen gemachtigd zijn voor de wachtrij heb jij inzage in welke toestel zich in of uit de wachtrij heeft geschakeld.
| Statistics | |
|---|---|
| Tijd ruggespraak | Hoelang u iemand te woord heeft gestaan. |
| Oproepen | Huidig aantal oproepen. |
| Agent beschikbaar | Hoeveel toestellen (agenten) er op het moment beschikbaarzijn om omroepen te kunnen ontvangen. |
| Onbeantwoord: | Aantal onbeantwoorden oproepen. |
| Afgehandeld: | Aantal beantwoorden oproepen. |
Iedere dag worden de statistieken om 00:00 uur gewist en wordt alles dus op 0 gezet.
Naast de wachtrij is er ook nog een Wall Board beschikbaar. Hierin staat handige informatie over de telefoons en gesprekken van de dag.
Presentielijst
Onder “presentielijst” vind je een zogenaamde BLF, Busy Lamp Field.
De functie hiervan is om direct in te kunnen zien of een toestel bezet, beschikbaar, niet aangesloten, aan het rinkelen is of op niet storen staat.
De status van het toestel wordt aangegeven via de volgende kleurcode:
- Groen: beschikbaar.
- Geel: telefoon rinkelt.
- Rood: bezet.
- Donker Rood: niet storen ingeschakeld.
- Grijs: gebruiker is niet ingelogd of het toestel is niet aangesloten.
- Blauw: geselecteerd toestel.
Als je met jouw rechtermuisknop op een desbetreffende toestel drukt, kun je de gebruiker of extensie bellen door op het desbetreffende veld te klikken. Hierna rinkelt jouw eigen toestel en na het aannemen wordt het gekozen toestel aangeroepen.
Telefoonboek
Onder het menu telefoonboek kun je zelf een telefoonboek aanmaken welke voor iedere gebruiker is of enkel voor eigen gebruik.
Middels het knopje toevoegen kunt je zelf een invoer in het telefoonboek maken.
Standaard wordt bovenstaand scherm getoond.
Als je nogmaals op toevoegen drukt bent je in staat om eventueel een ander nummer, e-mailadres, functie, bedrijfsnaam en dergelijke in te geven.
Als je meerdere telefoonnummer onder één naam wilt programmeren druk je op de groene plus. Je hebt dan de mogelijkheid om meerdere telefoonnummers toe te voegen.
De check box ‘privé’ dient om een invoer in het privé telefoonboek aan te maken van de gebruiker.
Als je met jouw rechtermuisknop op een desbetreffende invoer in de telefoonboek drukt, kun je de contactpersoon bellen door op het desbetreffende veld te klikken. Hierna rinkelt jouw eigen toestel en na het aannemen wordt het gekozen nummer aangeroepen.
NOTE:
Als je met jouw eigen account een contactpersoon toevoegt aan het telefoonboek, zijn alleen de administrator en jijzelf gemachtigd om de ingaven te wijzigen/verwijderen.
Indien jouw account over voldoende rechten beschikt, kun je onder de tab ‘services’, ’telefoonboek’ het gehele telefoonboek beheren (dus ook de telefoonnummers die door collega’s zijn toegevoegd).
Oproepen
Via de tab ‘oproepen’ heb je inzage hoeveel gesprekken er momenteel worden gevoerd en kun je de gespreksopname van een telefoongesprek starten door op het icoon te klikken.
| Oproepen | |
|---|---|
| Bronnummer | Telefoonnummer van de beller. |
| Doelnummer | Nummer waar naar de beller belt. |
| Status | Hierin wordt weergegeven of de oproep is aangenomen, in de wacht staat of het toestel aan het rinkelen is. |
| Starttijd | Hoe laat de oproep aangenomen is. |
| Tijdsduur | Duur van de oproep |
| Bron toestel | Type en MACID van het toestel waar naar toe gebeld wordt. |
| Doel toestel | Type en MACID van het toestel welke aan het bellen is. |
| Bron gebruiker | Gebruiker van het toestel waar naar toe gebeld wordt. |
| Doel gebruiker | Intern toestelnummer welke rinkelt. |
Opgenomen oproepen
De bij ‘oproepen’ opgenomen gesprekken kun je bij ‘opgenomen oproepen’ beheren.
Axeos UC Smartphone
De Axeos UC Portal is ook beschikbaar via een smartphone app. Deze app is te downloaden via de Play/App store.
De inloggegevens zijn gelijk aan die van de webportal die omschreven zijn bij paragraaf 1.1.
Telefooncentrale functies
Doorgeschakelde oproepen doorverbinding
Een doorgeschakelde oproep kun je doorverbinden met de cijfertoetsen op de telefoon. Dit kan aangekondigd (warm) of onaangekondigd (koud). De procedures hiervoor staan hieronder omschreven.
Doorgeschakelde oproepen doorverbinding
- Toets tijdens het gesprek *68.
- Het gesprek wordt in de wacht geplaatst en je hoort de tekst doorverbinden.
- Toets nu direct het toestelnummer in waarnaar je wilt doorverbinden.
- Zodra het toestel wordt beantwoordt kun je het gesprek aankondigen.
- Door het gesprek te verbreken verbind je het gesprek door.
Onaangekondigd doorverbinden
- Toets tijdens het gesprek *69.
- Het gesprek wordt in de wacht geplaatst en je hoort de tekst doorverbinden.
- Toets nu direct het toestelnummer in waarnaar je wilt doorverbinden.
- Na het toetsen van een geldig toestelnummer wordt het gesprek direct doorverbonden.
Functiecodes
| Functie-codes | |
|---|---|
| ** | Prefix voor gerichte call pick-up: Kies deze code gevolgd door het toestelnummer om het gesprek over te nemen. |
| *21 | Anoniembellen prefix: Kies deze code om anoniem te bellen. |
| *68 | Aangekondigd (warm) doorverbinden |
| *69 | Onaangekondigd (koud) doorverbinden |
| *70 | Activeer aankloppen |
| *71 | Deactiveer aankloppen |
| *72 | Omleiding activeren |
| *73 | Omleiding deactiveren |
| *77 | Meldtekst inspreek code |
| *78 | Activeer niet storen |
| *79 | Deactiveer niet storen |
Voicemail (1233)
Het voicemail beheer menu is bereikbaar onder nummer 1233. Na het kiezen van het nummer wordt om een pincode gevraagd. Deze pincode kun je opvragen via de webportal. In de paragraaf Gebruikersinformatie staat omschreven hoe de pincode opgevraagd kan worden.
Is er geen voicemailbox gekoppeld aan het toestel waarmee wordt gebeld, dan zal er eerst om een mailboxnummer worden gevraagd.
Voicemailmenu structuur
* 1 Voicemail berichten
3 Geavanceerde berichten opties
1 Reageer
2 Call number back (alleen interne toestelnummers)
3 Vraag tijdstip van inspreken op
4 Vraag het nummer van de beller op
5 Verstuur bericht
4 Ga naar vorig bericht
5 Herhaal huidig bericht
6 Ga naar het volgende bericht
7 Verwijder bericht (druk nomaals 7 om het verwijderen te bevestigen)
8 Stuur bericht door
1 Gebruik voicemailnummer
2 Gebruik voicemail directory
9 Bewaar berichten in een folder
0 Bewaar in nieuwe berichten
1 Bewaar in oude berichten
2 Bewaar in werk berichten
3 Bewaar in familie berichten
* 2 Verander van folder
0 Ga naar nieuwe berichten
1 Ga naar oude berichten
2 Ga naar werk berichten
3 Ga naar familie berichten
* 0 Mailbox opties
1 Neem niet beschikbaar bericht op
2 Neem bericht bij bezet op
3 Neem jouw naam op
4 Neem een tijdelijk bericht op
5 Pas pincode aan
* Keer terug naar hoofdmenu
* * Help
* # Menu verlaten
* Opties voor na het inspreken:
* 1 – Accepteer
* 2 – Beluisteren opname
* 3 – Start opname opnieuw
Druk # tijdens het luisteren om vooruit te spoelen in het bericht. Druk * tijdens het luisteren om achter uit te spoelen in het bericht. Het voor en achteruit spoelen gaat in stappen van 3 seconden.
Meldtekst beheer
Bellen naar het interne nummer 987 geeft toegang tot het meldtekst beheermenu. Op verzoek kan het meldtekstmenu ook via een extern nummer bereikbaar zijn.
In het meldtekst beheermenu kunnen de meldteksten beluisterd en opgenomen worden. Via het meldtekst nummer kan de gewenste meldtekst geselecteerd worden.
In onderstaande tabel worden de meldtekst nummer omschreven.
Meldtekstbeheer
Standaard zijn er tien vrije meldteksten beschikbaar in het inspreekmenu.
Indien er meer teksten nodig zijn, kan de dienstdoende engineer dit uitbreiden.
De invulling van de meldteksten kan in overleg met de dienstdoende engineer besproken worden.
| Meldtekst-Nr. | Omschrijving |
|---|---|
| 10 | Dagstand |
| 11 | Nachtstand |
| 12 | Feestdagen |
UC Manager
Met de UC Manager hoef je alleen maar het gewenste telefoonnummer naar het clipboard(klembord) te kopiëren en vervolgens te klikken op het UC Manager icoontje naast de klok. Je kunt ook, in plaats van het icoontje, de toetscombinatie CTRL+ALT+B gebruiken. De UC Manager bouwt vervolgens de verbinding op naar het geselecteerde telefoonnummer.
Met de browser plugin is één klik op het telefoonnummer van de webpagina al voldoende om het gesprek op te bouwen. Er is een extensie beschikbaar voor de volgende browsers en applicaties:
• Explorer
• Firefox
• Chrome
• Office
Er is een UC manager voor Windows en Apple PC’s.
Bij inkomende oproepen wordt de naam van de beller getoond als deze in de Axeos centrale staat.
UC Manager installatie
Via de volgende link kun je van onze site de UC Manager downloaden:
Start de installatie en selecteer de gewenste browser plugin(s) en klik op volgende.
Vul in het de account scherm de volgende gegevens in:
- Server URL, Dit is de URL van uw systeem.
- Gebruikersnaam; deze komt meestal overeen met uw toestelnummer.
- Wachtwoord; dit is het wachtwoord van jouw user account.
Username en wachtwoord zijn ook terug te vinden via de gebruikers portal (zie paragraaf gebruikersinformatie). Klik vervolgens op volgende om de installatie af te ronden.
UC Manager browser extensie
Nadat de UC manager is geïnstalleerd zal vanuit de browser een melding worden weergegeven dat de UC manager extensie is geïnstalleerd.
De extensie dient te worden ingeschakeld voordat deze kan worden gebruikt.
Nadat de plugin is geïnstalleerd verschijnt er rechts van de adresbalk een oranje hoorn.
Hiermee kun je de extensie activeren en deactiveren
Als de extensie is geactiveerd, kleuren de telefoonnummers oranje. Met één klik kan dit nummer dan worden gebeld.
