Een nieuwe collega begint over twee weken. Daar hoort natuurlijk een computer bij, de juiste licenties, een werkende werkplek en het liefst een soepele eerste werkdag. Het lijkt misschien een simpele aanvraag, maar achter de schermen gebeurt er veel meer dan alleen het bestellen van hardware. Bij IT Synergy verzorgt Verkoop Binnendienst dit hele proces. Van advies en inkoop tot garantieafhandeling en levering: Marco en Jasper, collega’s van Verkoop Binnendienst, zorgen ervoor dat klanten niet alleen de juiste hardware ontvangen, maar vooral dat alles daaromheen geregeld wordt.
Meer dan alleen bestellen: wat doet Verkoop Binnendienst eigenlijk?
Verkoop Binnendienst doet veel van hetzelfde als een traditionele inkoopafdeling, maar onderscheidt zich vooral door de adviserende rol. Marco en Jasper denken altijd mee met de klant en bepalen welke hardware zij nodig hebben. Vaak is het zo dat de klant al hardware via IT Synergy heeft, waardoor vaak gekozen wordt voor vergelijkbare hardware of een opvolger van het bestaande model. Daarnaast blijven Marco en Jasper op de hoogte van de nieuwste technologieën door continu de markt te volgen. Hierdoor weten ze altijd wat de beste hardware is om te adviseren voor welke gebruiker. Hierbij kijken zij ook altijd naar de functie van de gebruiker. Werkt diegene bijvoorbeeld met zware programma’s? Dan adviseren Marco en Jasper een stevige laptop met veel geheugen.
Marco: “Veel mensen denken dat wij alleen inkopen, maar onze adviserende rol is net zo belangrijk. We kijken naar wat iemand nodig heeft en denken écht mee met de klant.”
Hoe ziet een hardwareaanvraag eruit van begin tot eind?
Een laptopaanvraag kan op twee verschillende manieren worden gedaan: een onboarding van een nieuwe collega of een gebruiker die simpelweg een nieuwe laptop nodig heeft.
- Bij een onboarding komt er een ticket binnen bij onze Supportafdeling. Zij koppelen dit ticket aan een account en zetten deze vervolgens door naar Verkoop Binnendienst.
- Vervolgens kijkt Verkoop Binnendienst naar wat er eerder aan de klant is geleverd, omdat negen van de tien klanten werken met een standaardmodel. Wijkt het af, doordat de nieuwe collega bijvoorbeeld met zware programma’s gaat werken? Dan sturen Marco en Jasper een voorstel naar de klant.
- Als de klant dit voorstel accepteert, wordt er binnen ons offertesysteem een nieuw ticket aangemaakt dat wordt samengevoegd met het ticket dat eerder bij Support binnenkwam.
- Nu is het aan Verkoop Binnendienst om de gewenste producten in te kopen en dit door te zetten naar de afdeling On Site Support voor installatie.
- Is alles geïnstalleerd? Dan kan de klant zelf aangeven hoe zij de levering willen ontvangen. Ze kunnen kiezen voor verzending via de post, zelf ophalen bij ons of een engineer die langskomt, omdat er bijvoorbeeld iets overgezet moet worden van een ander apparaat.
Is de aanvraag niet voor een onboarding en heeft de klant simpelweg een nieuwe laptop nodig? Dan gaat het hele proces hetzelfde, behalve dat het ticket eerst bij Support binnenkomt. In zo’n geval komt het ticket meteen bij Verkoop Binnendienst binnen.
Jasper: “Wij proberen nieuwe aanvragen altijd binnen een dag op te pakken en informeren de klant gedurende het hele proces. We laten weten wanneer hardware binnen is, wanneer deze wordt ingespoeld en wanneer ze de levering kunnen verwachten, ook als deze vertraging oploopt. Zo blijven we transparant en weet de klant altijd waar hij aan toe is.”
Waarom is standaardisatie zo belangrijk?
IT Synergy werkt waar mogelijk met standaardmodellen. Hierdoor beschikt iedereen binnen dezelfde organisatie over vergelijkbare apparatuur. Dat maakt beheer, support, vervanging en garantieafhandeling eenvoudiger. Bovendien zorgt het voor een uniforme en professionele IT omgeving.
Achter de schermen
Wat veel mensen niet weten, is dat er heel veel komt kijken bij garantiewerk. Als de laptop van een klant het niet meer doet, kunnen wij dit bij de leverancier melden. Dan krijgen we een aantal vragen van de leverancier, voordat ze iets voor ons kunnen betekenen. Wanneer het scherm van de laptop stuk is, wordt bijvoorbeeld eerst gevraagd of er al een BIOS-update is gedaan enzovoorts. Dat kan Team On Site Support weer checken, waarna Team Verkoop Binnendienst er verder achteraan kan gaan. En het zal je verbazen hoeveel tijd hier soms overheen gaat.
Daarnaast moeten we continu scherp zijn op licenties die gaan verlopen. Neem bijvoorbeeld een firewall: er is een licentie nodig om deze te beheren. Voordat deze licentie gaat verlopen, moeten wij al scherp hebben dat deze verlengd moet gaan worden. Daarom zetten we dit op tijd uit bij de leverancier en sluiten we het pas af wanneer we zeker weten dat de licentie daadwerkelijk is verlengd.
Hardwareproces = teamwork
Bijna alle teams binnen IT Synergy zijn betrokken bij het hardwareproces:
- Support: Zetten tickets door en hebben klanten aan de lijn.
- On Site Support: Verzorgen installaties en de oplevering van hardware.
- Technical Alignment Managers (TAM’ers): Vragen offertes aan en schakelen Verkoop Binnendienst in voor hardwareaanvragen.
- vCIO: Geven de grote hardwareaanvragen door.
- Marketing: Communiceren nieuwe ontwikkelingen op hardware gebied naar buiten.
Marco: “Het voelt goed om te weten dat wij rust creëren voor de klant, omdat wij advies geven en problemen oplossen. Zo kunnen klanten gewoon door met hun eigen werk.”
Wat gebeurt er met oude hardware?
Als je een nieuwe laptop hebt besteld, is er een grote kans dat je je oude laptop niet meer nodig hebt. Maar wat doe je daar nu mee? Daar komt een partner van ons bij kijken. Zij kunnen hardware gecertificeerd verwijderen, waardoor je zeker bent dat eventuele gevoelige gegevens worden vernietigd. Dit is een stuk veiliger dan wanneer je hem zelf naar de stort zou brengen of in de afvalbak zou gooien.
Duurzaam ‘weggooien’
Daarnaast brengt deze manier nog een voordeel met zich mee: de onderdelen van oude laptops kunnen we hergebruiken. Nadat de laptops volledig gewiped zijn, kijkt een partner van ons mee welke onderdelen hergebruikt kunnen worden.
Waarom hardware bestellen via een MSP?
Koop je bij ons je hardware in, zoals je laptop? Dan weet je gewoon dat alles voor je geregeld wordt. Wij verzorgen de installatie, levering, houden de prijs zo scherp mogelijk en lossen het op als er iets met je laptop aan de hand is. Bestel je je laptop rechtstreeks bij een leverancier? Dan ben je vaak zelf verantwoordelijk voor installatie, garantieafhandeling en contact met de leverancier. Daarom zijn wij er voor je om het bestellen van nieuwe hardware zo eenvoudig mogelijk te maken!
Jasper: “Uiteindelijk draait het hardwareproces om het ontzorgen van klanten, zodat zij zich kunnen richten op hun eigen werk terwijl IT Synergy zorgt dat alles daarachter goed geregeld is.”
