Even snel een klantmail verbeteren met ChatGPT, een document laten samenvatten of AI gebruiken om ideeën te bedenken voor die belangrijke presentatie. AI-tools zijn ondertussen een heel normaal onderdeel geworden van de werkdag van veel mensen. En dat is helemaal niet verkeerd, aangezien AI je kan helpen om sneller en slimmer te werken. Het risico ontstaat wanneer je AI-tools gaat gebruiken, zonder dat je organisatie weet welke dit zijn of zonder dat hier afspraken over zijn gemaakt. Dit heet ‘Shadow AI’.
Wat is Shadow AI?
Shadow AI betekent dat medewerkers AI-tools gebruiken zonder dat deze zijn goedgekeurd of beheerd door de (IT afdeling van de) organisatie. Het is eigenlijk een onderdeel van Shadow IT, waarbij medewerkers zelf hun eigen software, devices en andere technologieën inzetten op hun werk, die ook niet zijn goedgekeurd door de organisatie. Bij Shadow AI gebeurt hetzelfde, maar dan met AI-tools.
Waarom ontstaat Shadow AI?
Shadow AI ontstaat simpelweg omdat het je werk gewoon makkelijker maakt. Net zoals bij andere (gratis) online tools zoek je vaak naar de snelste oplossing:
- Een document laten samenvatten
- De belangrijkste punten uit een vergadering halen
- Informatie uploaden om een presentatie te maken
- Een afbeelding laten analyseren
Valt jou ook iets op aan bovenstaand rijtje? Voor veel van deze taken moet je informatie uploaden in de AI-tool, waar mogelijk ook gevoelige bedrijfsinformatie tussen zit. Het resultaat wordt natuurlijk beter hoe meer context je geeft. Hierdoor kan het verleidelijk zijn om bijvoorbeeld klantinformatie, interne documenten of projectinformatie te uploaden. Daarom is het belangrijk om altijd goed te weten wat er met die gegevens gebeurt nadat je ze hebt ingevoerd. Neem dus niet automatisch aan dat elke AI-tool geschikt is voor zakelijk gebruik.
Risico’s van Shadow AI
Het grootste risico van Shadow AI is dat gevoelige bedrijfsinformatie buiten je organisatie terechtkomt. Denk hierbij aan:
- Persoonsgegevens
- Klantgegevens
- Interne documenten
- Financiële documenten
- Contracten
- Projectinformatie
- Inloggegevens
Daarnaast ontstaat er ook een probleem als de organisatie niet weet welke AI-tools worden gebruikt. Hierdoor kan er lastig gecontroleerd worden of deze wel voldoen aan het beveiligingsbeleid. Vindt er uiteindelijk een incident plaats? Dan wordt het moeilijk om te achterhalen wat er is gebeurd, omdat het niet duidelijk is welke informatie met welke AI-tool is gedeeld.
Shadow AI tegengaan
Begin met het maken van duidelijke afspraken over AI-tools. Zo weet iedereen binnen je organisatie welke tools ze mogen gebruiken én welke informatie ze daar wel en niet in mogen gebruiken. Maak bijvoorbeeld een duidelijk overzicht van goedgekeurde AI-tools en houd deze altijd up-to-date.
Daarnaast is het belangrijk dat iedereen binnen je organisatie zich bewust is van de risico’s van Shadow AI. Laat bijvoorbeeld duidelijk weten dat ze geen gevoelige bedrijfsgegevens mogen uploaden in AI-tools, en al zeker niet als het niet duidelijk is hoe de tool met deze gegevens omgaat.
Wil je weten hoe je AI op een veilige manier binnen jouw organisatie kunt inzetten? We denken graag met je mee over een veilige IT omgeving!
