Een vergadering inplannen gaat soms maar moeizaam: collega’s die hun agenda niet open hebben staan of externen bij wie je de agenda helemaal niet kunt inzien. Soms blijf je dan maar heen en weer mailen tot je een keer een geschikt moment hebt gevonden. Gelukkig is daar een oplossing voor: de planningspoll. Dit is simpelweg een datumprikker binnen Outlook. We leggen je graag uit hoe je deze in je mailtjes kunt verwerken!
Vergadering inplannen met externen via Outlook FindTime
Begin met het maken van een nieuwe mail in Outlook en klik boven in de balk op ‘Planningspoll’, waar je je datumprikker kunt aanmaken. Hier kies je eerst de tijdzone en de duur van de meeting en dan geeft de planningspoll vanzelf aan wanneer jij beschikbaar bent. Nu kun je zelf een aantal momenten kiezen waar de externen (of andere geadresseerden) vervolgens op kunnen stemmen. Als je nu op ‘Volgende’ klikt, krijg je een overzicht van alle momenten die je hebt gekozen. Je kunt hier ook nog een locatie toevoegen, zoals kantoor Rotterdam, een vergaderruimte of een Teams meeting. Klik vervolgens op ‘Poll maken’, zodat Outlook de poll aan je mailtje kan toevoegen. Zo kan iedereen die jouw mailtje ontvangt zijn voorkeuren opgeven in de poll. Hebben ze gestemd en komt er een moment uit waarop iedereen kan? Dan kun je via Outlook FindTime de vergadering inplannen met slechts één druk op de knop! Vervolgens krijg je het standaard scherm te zien dat je altijd te zien krijgt als je een meeting inplant via Outlook en kun je bijvoorbeeld ook nog een omschrijving toevoegen.
Outlook FindTime voor Mac
Ben je een Mac gebruiker? Grote kans dat je de planningspoll niet meteen kunt vinden: je moet deze namelijk eerst zelf toevoegen. Dit doe je door in een nieuwe Outlook e-mail op de drie puntjes rechts bovenin te klikken en vervolgens op ‘Werkbalk aanpassen…’. Nu kun je ‘Planningspoll’ eenvoudig naar je werkbalk slepen en staat deze voortaan meteen in je overzicht als je op de drie puntjes klikt!
