Het is heel verstandig om al je bestanden op te slaan in de cloud, omdat je ze zo minder snel kwijtraakt en makkelijker vanaf verschillende apparaten kunt openen. Microsoft biedt hier verschillende oplossingen voor, zoals OneDrive en SharePoint. Je kunt ze allebei gebruiken om bestanden op te slaan, te delen en samen te werken. Grote kans dat je ze allebei gebruikt, maar wanneer gebruik je nu welke? Want het idee van beide oplossingen is hetzelfde, maar toch verschillen ze erg van elkaar. Lees in deze blog wanneer je het beste OneDrive kunt gebruiken en wanneer SharePoint de beste oplossing is.
Wat is OneDrive en wanneer gebruik je het?
OneDrive kun je zien als jouw persoonlijke opslagplek binnen Microsoft 365. Werk je in je eentje aan een bestand en is het nog niet klaar om te delen met een team? Dan kun je deze in OneDrive opslaan. Ook je notities kun je hierin opslaan, want alles wat je in OneDrive opslaat, is privé. Jij bent de enige die erbij kunt, tenzij je je bestanden deelt met anderen.
Welke bestanden kun je opslaan in OneDrive?
- Concepten en eerste versies van een document
- Persoonlijke notities
- Een bestand dat je tijdelijk met een collega deelt
- Documenten waar je alleen aan werkt en waar dus geen team bij betrokken is
- Bestanden die je veilig online beschikbaar wil hebben op meerdere apparaten
Wat is SharePoint en wanneer gebruik je het?
SharePoint is de opslagplek voor bestanden die van een team zijn. Het is de plek waar teams, afdelingen of projectgroepen hun bestanden centraal opslaan en beheren. SharePoint is dan ook erg geschikt voor structurele samenwerking. Bestanden zijn niet alleen toegankelijk voor één persoon, maar voor iedereen die toegang heeft tot het team of project.
Welke bestanden kun je opslaan in SharePoint?
- Handleidingen en beleidsstukken
- Marketingmateriaal
- Klantdocumentatie
- Projectbestanden
- Bestanden waar je met meerdere collega’s tegelijk aan werkt
Het grootste verschil tussen OneDrive en SharePoint
Je kunt het verschil tussen OneDrive en SharePoint zo onthouden: OneDrive is van jou en SharePoint is van het team. Werk je alleen aan een document? Dan is OneDrive een prima oplossing. Werk je samen met collega’s aan een bestand of moet deze toegankelijk blijven voor een team? Dan kun je het beste SharePoint gebruiken. Zo voorkom je dat belangrijke bestanden verdwijnen in persoonlijke mapjes en deze niet meer toegankelijk zijn als iemand bijvoorbeeld uit dienst gaat of van functie wisselt.
Deel niet alles vanuit OneDrive
Wat nog vaak gebeurt, is dat gebruikers hun bestanden delen vanuit hun persoonlijke OneDrive, terwijl het eigenlijk teambestanden zijn. Het lijkt handig om even snel wat te kunnen delen, maar op de lange termijn kan dit voor problemen zorgen:
- Collega’s kunnen het bestand niet meer vinden
- Er ontstaan meerdere versies van hetzelfde document
- De rechten zijn niet goed ingesteld
- Belangrijke informatie staat maar bij één persoon opgeslagen
- Als je uit dienst treedt, is belangrijke informatie lastig tot niet meer te vinden
OneDrive of SharePoint?
Als je twijfelt waar je je bestand het beste op kunt slaan, kun je jezelf deze vragen stellen:
- Ben jij de enige die aan het bestand werkt?
Gebruik dan OneDrive. - Is het bestand tijdelijk of persoonlijk?
Gebruik ook dan OneDrive. - Moet je team of afdeling erbij kunnen?
Gebruik dan SharePoint. - Is het bestand gekoppeld aan een project, klant of proces?
Ook dan is SharePoint de beste opslagplek. - Moet het bestand beschikbaar blijven als jij van functie wisselt of als je uit dienst gaat?
Kies dan altijd voor SharePoint.
