Binnen elk (groei)bedrijf spelen vaak veel verschillende zaken tegelijkertijd; denk aan strategieën, doelen, kernwaarden en operationele problemen. Als je bedrijf blijft groeien, is dit op een gegeven moeilijker te overzien. Daarom gebruiken wij frameworks die ons helpen met die groei. Voor het totale overzicht gebruiken wij het One Page Strategic Plan (OPSP): één van de tools van Scaling Up. In het OPSP komen alle zaken samen en wordt alles in één oogopslag duidelijk!
OPSP
Binnen IT Synergy hebben we het OPSP, een document waarin we doelen met elkaar stellen, vastleggen hoe we met elkaar samen werken en hoe de meetingritmes eruitzien. Al deze onderwerpen zijn op slechts twee pagina’s naast elkaar weergegeven en op één pagina kun je de gehele strategie van IT Synergy lezen. Je zou het document van links naar rechts kunnen lezen, omdat het als het ware van groot naar klein is ingedeeld. Â
Kernwaarden
In ons OPSP hebben wij links onze kernwaarden staan, omdat deze voor ons heel belangrijk zijn. We handelen volgens deze kernwaarden bij alles wat we doen: als we nieuwe collega’s aannemen, hoe we met elkaar omgaan en bij het nemen van besluiten.Â
Purpose
Als je vervolgens wat naar rechts opschuift, kun je onze purpose vinden. Want waarom zijn wij nu eigenlijk opgericht? Hier kun je lezen dat wij zijn opgericht omdat Fabian, Wytse en ik van ICT houden en het tof vinden om andere mensen hiermee te helpen. Als ik bezig ben met het bouwen van een nieuwe server of het installeren van een nieuwe tool, blijf ik het gewoon nog steeds leuk vinden. Ik krijg er een ongebreidelde vorm van energie van!Â
BHAG
Naast onze purpose is onze BHAG (Big Hairy Audacious Goal) te vinden. Dit is het grote, dappere, gedurfde doel waar wij met elkaar naartoe werken. Onze BHAG luidt als volgt: in 2030 willen we met 34.567 vrienden van IT Synergy een feest vieren in de Kuip. Om daar te komen, definiëren wij voor de komende jaren een aantal tussenstapjes. Je kunt zo’n groot doel namelijk nooit in één rechte lijn bereiken. Deze tussenstapjes bestaan, van klein naar groot, uit:Â
- Dagelijkse, (twee)wekelijkse en maandelijkse meetingritmes Â
- Quarterly rocksÂ
- JaardoelÂ
- Driejarig doelÂ
Zo zorgen we er met elkaar voor dat we in de verschillende fases van het bedrijf de juiste dingen doen om weer bij de volgende fase terecht te komen.Â
Profit per X
Schuif je nog een stukje op naar rechts, dan kom je bij de profit per X terecht. Dit vertelt hoe we nu eigenlijk onze knaken verdienen. Bij IT Synergy is dat de hoeveelheid gebruikers en de hoeveelheid mensen die we support leveren. Profit per X staat bij ons voor winst per gebruiker. Hoe meer gebruikers we hebben, hoe meer winst we maken. Â
SWOT analyse
Uiteindelijk komen we aan bij de randen van het document. Hier vind je de driejarige doelen en de SWOT (strengths, weaknesses, opportunities, threaths). Hier vullen we in wat onze sterke en zwakke punten zijn, op basis van markttrends. Als we ergens niet goed in zijn, weten we dat we iets moeten doen om dat op lange termijn op te lossen. Zo zijn we telkens op zoek naar de bomen op de weg, maar ook naar de bomen die nog kunnen gaan omwaaien. Die bomen liggen er nog niet, maar we moeten er wel een keer langs, dus wat kan er nog wél gebeuren? Zo denken we altijd vooruit en zijn we proactief met de toekomst bezig. Â
Met elkaar brengen we de OPSP tot leven
Niet alleen staat dit alles op papier genoteerd, maar we brengen het ook met elkaar tot leven. We kijken samen naar hoe we een oplossing kunnen vinden voor op de lange termijn en welke acties hiervoor nodig zijn, zoals bij ons:Â Â
- Het creëren van specialistenÂ
- Marktpenetratie in de bouw en zorgÂ
- Automatiseren van processenÂ
Om die doelen te bereiken, kijken we met elkaar welke projecten we dit jaar nog kunnen oppakken, aan welke collega’s we deze gaan koppelen en welke prioriteiten we moeten stellen.Â
KPI's
We stellen verschillende doelen, maar hoe kunnen we nu meten dat we dit jaar succesvol zijn? Hoe kunnen we tussentijds zien dat we progressie boeken op al die activiteiten die we doen? Daar hebben we de KPI’s (Key Performance Indicators) voor. Hierbij geven verschillende kleuren aan hoe succesvol we zijn. Als we bijvoorbeeld in de rode kleur belanden met een bepaald doel, betekent het dat daar echt iets misgaat. Dan is de vervolgstap om met het hele bedrijf op dat doel te gaan focussen. We schrappen de rest en lossen eerst dit met elkaar op. Â
Rocks
Daarnaast pakken we één of twee initiatieven van de quarterly actions, zodat we daar een rock rondom kunnen draaien tijdens dat kwartaal. Wij hebben bijvoorbeeld als doel: een omgeving voor topspelers creëren. De rock die daarbij hoort, is projectmatig werk introduceren. De rocks zorgen ervoor dat problemen die we binnen het bedrijf hebben, worden opgelost. Binnen ieder team is één collega verantwoordelijk is voor het behalen van de doelen. De rocks moeten allemaal bijdragen aan onze hoofddoelen, kerninitiatieven en strategische doelen. Zo niet, dan doen we het project ook niet. Â
Rockefeller Habits
Er zijn allerlei tools die je kunt gebruiken om te identificeren waar die problemen precies zitten. Een voorbeeld van zo’n tool: de Rockefeller Habits. Dit is een lijst met tien ‘gewoontes’, waarvan we willen dat het binnen ons bedrijf ook gewoontes gaan worden. Twee voorbeelden van de Habits: Â
- Alle collega’s zijn op de hoogte en aangehaakt op de strategie.  Â
- De BHAG en de voortgang daarvan is zichtbaar op alle locaties.Â
Als we op een punt nog niet scoren, gaan we ons vanuit de methodologie focussen op die Habit. Op punt twee scoorden wij bijvoorbeeld eerst nog niet, maar sinds kort hebben we een tv op kantoor met nieuwe software. Hierop is de BHAG zichtbaar, waardoor we de Habit nu wel kunnen afvinken. Â
Synergy: we doen het samen
Uiteindelijk zijn de Rockefeller Habits ook bedoeld om ervoor te zorgen dat iedereen binnen het bedrijf op de hoogte is van de bedrijfsbrede doelen. Zo zorgen we ervoor dat iedereen dezelfde blik krijgt en dat we samen met elkaar naar onze mooie BHAG kunnen toewerken!Â
