Microsoft To Do is een digitale takenlijst van Microsoft en ideaal voor taakbeheer om gestructureerd te werken. De tool maakt je ideeën en taken in één oogopslag overzichtelijk en is te koppelen aan Microsoft apps als Outlook en Planner. Zo heb je al je taken overal beschikbaar. Microsoft To Do is een Microsoft 365 app, die je met een licentie standaard kunt gebruiken.
Wat is Microsoft To Do?
Microsoft To Do is een takenlijst, waarmee je makkelijk jouw taken managet en deelt. Het werkt superhandig voor werk en privé, wat je makkelijk onderscheidt in verschillende mapjes. Zo kun je een lijstje per dag voor jezelf maken in ‘My Day’, maar ook aparte lijsten toewijzen aan je collega’s. Of een lijstje met je partner delen voor de boodschappen, handig!
In elke lijst kunnen zoveel taken als je wil. Deze kun je vervolgens weer sorteren op einddatum of prioriteit. Ook stel je makkelijk herinneringen in voor taken die een deadline hebben. En wordt het allemaal te veel? Dan kun je grotere taken nog opsplitsen in meerdere delen en notities toevoegen. Superhandig om productief te werken.
Onderin de app maak je nieuwe lijsten aan voor een apart project of bijvoorbeeld per collega. Zaken die je per groep of met een persoon wil bespreken, deel je makkelijk via het icoontje met het poppetje. Zo kun je efficiënt en professioneel communiceren, in plaats van elkaar constant aan te schieten op de gang of bij het koffieapparaat.
Daarnaast is er nog de optie om taken dagelijks, wekelijks of zelfs maandelijks terug te laten keren. Denk aan maandelijkse betalingen of een wekelijkse meeting met dezelfde actiepunten. Deze vink je af als je klaar bent en keert de volgende maand automatisch terug.
Microsoft To Do koppelen aan je Outlook agenda
De taken in To Do worden automatisch gesynchroniseerd met Microsoft Outlook voor mail. Je kunt de takenlijsten dan hier exporteren en dus ook via je mailbox inzien en afvinken.
Naast je eigen geheugen, zit je mail ook vaak vol met taken. Doordat dit gesynchroniseerd is, kun je e-mails binnen Outlook heel simpel omzetten in taken. Zo maakt Outlook hier automatisch een taak van.
Zo koppel je een takenlijst aan Outlook:
- Open je mailbox
- Open de mail die je als taak wil opslaan
- Sleep deze mail naar het blauwe vinkje (het To Do logo)
- Outlook opent nu in een nieuw venster
- Je kunt de taak een begindatum, status, vervaldatum en prioriteit geven
- Tot slot klik je linksboven op opslaan en sluiten; de taak staat nu in je takenlijst
Microsoft To Do app en handige snelkoppelingen
Een van de fijnste toevoegingen van To Do, is dat je de app op je telefoon kunt downloaden. De creatiefste ideeën of taken die je nog moet afronden, schieten vaak ’s avonds door je hoofd, precies als je laptop ligt af te koelen van een dag werken. Via de mobiele app voeg je dit alsnog makkelijk toe, zodat je het de volgende dag niet vergeet. Vanuit deze app kun je ook een snelkoppeling maken naar het startscherm van je telefoon. Zo kun je ook tijdens het scrollen op je telefoon herinnerd worden aan je taken, die je bijvoorbeeld op je telefoon moet uitvoeren.
To Do heeft een functie waarmee de app suggesties voor taken aan je geeft. Zeker na een tijdje in de app te werken, weet de planner goed waar je mee bezig bent en voegt het op basis van recente taken, nieuwe terugkerende taken toe. Naast dat dit tijd bespaart, vergeet je ook geen taken meer die je nog niet hebt genoteerd. Via ‘Mijn dag’ kun je op het kleine gloeilampje klikken om de aanbevolen taken te bekijken.
Al helemaal gewend geraakt aan de app en digitaal taakbeheer nog een stukje makkelijker maken? Gebruik dan deze snelkoppelingen voor To Do:
- CTRL + L: een nieuwe lijst maken
- CTRL + N: een nieuwe taak toevoegen
- CTRL + T: taak toevoegen aan My Day
- CTRL + D: taak voltooien
- CTRL + F: zoeken
- CTRL + V: plakken
- CTRL + R: nu synchroniseren
- CTRL + Getal1: open zijbalk in de minified-weergave
Als je in het bezit bent van een Microsoft 365 licentie, is Microsoft To Do gratis te gebruiken binnen dit pakket.
Microsoft To Do is een programma van Microsoft en kan dus alleen gekoppeld worden aan andere Microsoft producten, zoals Outlook of Planner.
