Hoe begin je met Microsoft Copilot?

Thijs Mos
Thijs Mos

1 mei 2024

Inhoudsopgave

30 April maakte Microsoft bekend dat de Nederlandse taal is toegevoegd aan Microsoft Copilot. Vanaf nu kun je er dus écht niet meer omheen. In deze blog neem ik je mee in een aantal belangrijke zaken rondom deze spannende innovatie.

Wat kost Microsoft Copilot?

Eerst even over de knaken, niet geheel onbelangrijk.

Microsoft Copilot is beschikbaar vanaf €28,10 per gebruiker. Deze kan je alleen als jaarlicentie afnemen én je dient hem ook nog eens vooraf per jaar te betalen. Echter is er ook een Microsoft 365 Standard- of Microsoft 365 Business Premium licentie nodig om Copilot toe te voegen.

Wat kan Copilot voor jouw bedrijf betekenen?

Deze Artificial Intellingence is geheel geoptimaliseerd voor de Microsoft suite. Wanneer je dus werkt met Microsoft 365 als basis, is Copilot bij uitstek geschikt om je bedrijf beter te maken door de output te vergroten of te verbeteren. Het opgeleverde werk wordt dus beter óf je haalt kennis in huis die er voorheen niet was.

Productiviteitslag
Gebruikers van Copilot hebben ineens minder tijd nodig voor hetzelfde werk. Copilot is namelijk naadloos geïntegreerd in jouw Microsoft 365 applicaties zoals Word, Powerpoint, Excel, Outlook en Teams. Het ondersteunt je op creatieve basis door middel van suggesties maar kan je ook helpen fact-checken op basis van de beschikbare data.

Scenario
Vraag Copilot om een PowerPoint te maken aan de hand van jouw notities in OneNote. Jij kunt aangeven of je meer of minder dia’s, meer of minder tekst, en gespreknotities toegevoegd wil hebben.

Tijd besparen
Notulen maken, een bestandje zoeken of management samenvatting opstellen. Al deze tijdrovende klussen worden eenvoudiger gemaakt met Microsoft Copilot. Of je dit proces nu geheel wil automatiseren of alleen wat assistentie nodig hebt; je kunt het inzetten hoe jij prettig vindt.

Scenario
Vraag Copilot om mee te luisteren naar je Teams vergadering. Naderhand zal hij deze samenvatten en plaatsen in het door jou opgestelde notulen- format. Nu alleen nog even dubbelchecken en Copilot voegt het vervolgens toe aan de Notes functie binnen
Teams.

Kwaliteitslag
Copilot is bij uitstek geschikt voor het verbeteren van analyses of rapportages. Er is geen databron te groot of Excel formule te ingewikkeld voor deze AI. Informatie die voorheen verstopt zat in jouw organisatie is nu bereikbaar door een aantal eenvoudige prompts.

Scenario
Vraag Copilot om de Excel documenten van jouw accountmanagers samen te voegen en te analyseren. Laat hem hierbij letten op de door jou geselecteerde trends en dit te visualiseren middels een staafdiagram.

 

Jouw bedrijf voorbereiden op Microsoft Copilot

Het integreren van AI binnen je bedrijf is helaas niet binnen één dag gebeurd. Net als met elke revolutie vergt dit tijd en aandacht. Toch kun je, ook zonder Copilot licentie, al de nodige voorbereidingen treffen voor een toekomstige integratie, want die gaat er echt komen. Hier deel ik alvast de, in mijn ogen, twee belangrijkste.

Gebruikers selectie
Copilot aanschaffen voor al je medewerkers is misschien (voor nu) iets te enthousiast. Toch kan ik goed begrijpen dat je hier als bedrijf mee aan de slag wil. Om alvast voor te bereiden op het aanschaffen van een aantal licenties kun je een gebruikers selectie maken. Wat deze parameters exact zijn is voor ieder bedrijf anders, maar je kunt denken aan de volgende criteria:

  • Waar in mijn onderneming bevinden zich veel repetitieve taken?
  • Welke afdelingen hebben baat bij creatieve ondersteuning?
  • Waar in mijn organisatie kom ik handen te kort?
  • Welke personen rapporteren op basis van grote hoeveelheden data?

Data schoonmaken én houden
Copilot is zo goed als de data waartoe het beschikking heeft. Om je voor te bereiden op Copilot is het dus essentieel dat jouw databibliotheek (OneDrive en SharePoint) op orde is. Hiervoor heb ik drie tips:

  • Structureer je versiebeheer
    Je wil immers niet dat Copilot jou suggesties of voorstellen doet vanuit data die gedateerd is. Verwijder dus deze ‘oude’ bestanden of plaats ze in een archief.
  • Structureer je SharePoint omgeving
    SharePoint is de voeding voor Copilot. Ga dus aan de slag met een gedegen mappenstructuur voor jouw organisatie. Hier heb je op de lange termijn veel profijt van.
  • Rechten en rollen implementeren
    Microsoft Copilot analyseert razendsnel alle beschikbare data binnen jouw Microsoft omgeving. Wanneer je rechten en rollen dus niet goed op papier hebt, kan het zomaar zijn dat het account van de stagiair informatie voorgeschoteld krijgt van de afdeling finance.
Dit is misschien ook wat voor jou!
Academy emoji
Bekijk alles in onze academy

In de IT Synergy Academy vind je de leukste blog artikelen, handigste handleidingen en toffe klantcases over onze diensten, Microsoft 365, VoIP telefonie en de laatste ICT trends. Allemaal gratis te bekijken of downloaden, wel zo handig!

Microsoft Copilot binnen Teams
Wat doen onze leveranciers en merken aan duurzaamheid?
Laat hier je nummer achter
We bellen je zo snel mogelijk terug!
Laat een bericht achter!
We beantwoorden je vraag binnen 1 werkdag
Plan vrijblijvend een afspraak in
en kom in contact met Koen
Klantcase
Hoe HefGroep-KindeRdam
naar de cloud ging