Automatische e-mail handtekening in Outlook met CodeTwo

Jessy van Buren
Jessy van Buren

20 april 2022

Inhoudsopgave

E-mail handtekeningen; je stelt ze makkelijk zelf in en ze zijn ideaal als visitekaartje voor jou en jouw bedrijf. Toch zit er vaak veel verschil in de e-mail handtekeningen van collega’s binnen hetzelfde bedrijf, omdat iedereen het net even anders invult. Maar wat nou als dit veel handiger, cooler en organisatiebreed kan? Bij IT Synergy werken we met de CodeTwo e-mail handtekening voor Microsoft 365. Dit is een digitale handtekening die voor het hele bedrijf wordt gemaakt en ingesteld. Benieuwd naar wat je allemaal kunt met zo’n handtekening? Lees dan gauw verder!

Een digitale e-mail handtekening voor Microsoft 365

CodeTwo is een cloud oplossing voor Microsoft 365 om in Outlook (en alle online e-mail services van Microsoft) een organisatiebrede e-mail handtekening te maken. Iedereen binnen een bedrijf heeft dan dezelfde soort handtekening, die je volledig kunt ontwerpen zoals jij wilt. Je kunt bijvoorbeeld foto’s, banners, links en (social media) buttons toevoegen in de handtekening. Naast een ontwerp voor de hele organisatie, kun je ook verschillende handtekeningen maken per team. Voor een Servicedesk team kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om geen 06-nummers toe te voegen. Zo is er dus ook binnen jouw ontwerp ruimte voor aanpassingen per persoon (of per team). 

De contactgegevens voor een e-mailhandtekening worden automatisch vanuit Microsoft accounts gesynchroniseerd, dus daar hoef jij niks voor te doen. En wil je iets aanpassen in het design of aan de inhoud van de handtekening? Dan wordt dit gelijk doorgevoerd in de handtekening van iedereen binnen de organisatie (wanneer van toepassing). 

e-mailhandtekening die in codetwo is opgemaakt laptop versie
CodeTwo e-mailhandtekening via de Outlook app
codetwo handtekening onder een geschreven e-mail
Verschillende handtekeningen voor standaard e-mails, replies & forwards

Je kunt voor verschillende situaties een geautomatiseerde e-mailhandtekening creëren. Voor het versturen van e-mails kun je een uitgebreide standaard handtekening maken, terwijl je voor het reageren op of doorsturen van een e-mail een kortere handtekening kunt instellen. Deze worden dan voor iedereen op dezelfde manier ingesteld.

e-mailhandtekening codetwo korte versie
Handtekening onder een forward of in de reply bij een lange e-mailwisseling

Jouw e-mail handtekening als marketing tool

De digitale handtekening van CodeTwo is een belangrijke marketing tool. Je kunt alles toevoegen in de handtekening, van URL’s tot campagnebanners. Vervolgens kun je alles klikbaar maken en linken aan platforms als Google Analytics. Zo kun je makkelijk bijhouden welke ontvanger waarop klikt en of een campagne wellicht wel of niet werkt. Daarnaast kun je ook klanttevredenheidsmetingen toevoegen om klantervaringen met één klik te verzamelen. De mogelijkheden zijn eindeloos.

codetwo html editor voorbeeld
Campagnebanner & tevredenheidsmeting onder de handtekening

Een foto in jouw Outlook handtekening

Om een e-mailhandtekening zo persoonlijk mogelijk te maken, kun je een foto toevoegen aan de handtekening. Dit hoef je natuurlijk niet handmatig per collega te doen. De foto die is ingesteld voor het Microsoft 365 account, wordt automatisch meegenomen als foto in de handtekening. Wel zo makkelijk!

HTML handtekening in Outlook

De automatische handtekening voor Outlook wordt gemaakt in een HTML template. Dit is een makkelijk te gebruiken template, waar je de handtekening precies kunt indelen zoals je zelf wilt. Je kunt hier alles kiezen, van hoe het eruit komt te zien tot de informatie die in een handtekening moet staan. Je kunt voor alles wat in de handtekening moet komen bovendien een tijdsplanning instellen. Zo kun je een marketing campagne precies klaarzetten voor de tijd dat het moet lopen, bijvoorbeeld voor een maand. Na deze maand wordt de handtekening automatisch geüpdatet en wordt de banner bij iedereen weer verwijderd.

Daarnaast maak je via Microsoft 365 gemakkelijk rechten aan voor degenen die de e-mailhandtekening beheren en mogen aanpassen. Dit zou bijvoorbeeld het marketing team kunnen zijn. Wanneer er een campagne moet worden meegenomen in de handtekening of er een button/link moet worden toegevoegd, kunnen zij dit makkelijk regelen.

codetwo html instellen

CodeTwo e-mail handtekening laten maken voor jouw bedrijf

Wil jij voor jouw organisatie ook een persoonlijke, centraal beheerde en toffe e-mail handtekening laten maken? Bij IT Synergy helpen we je hier graag bij. We kunnen alles naar jouw wens instellen & designen en adviseren graag hoe je verschillende kansen uit deze digitale handtekening in Microsoft 365 haalt. Benieuwd naar de mogelijkheden? Neem dan contact met ons op, we helpen je graag verder!

Veelgestelde vragen

In een CodeTwo e-mail handtekening voor Microsoft 365 kun je alles aanpassen naar jouw wensen. Je kunt elementen toevoegen of weghalen of tijdelijk instellen. Wanneer je een aanpassing doet, wordt dit automatisch geüpdatet voor jouw hele organisatie.

Met CodeTwo kun je organisatiebreed een digitale handtekening voor Outlook maken. Deze handtekening kun je volledig zelf ontwerpen in HTML en werkt voor alle Microsoft 365 apps en devices.

Dit is misschien ook wat voor jou!
Academy emoji
Bekijk alles in onze academy

In de IT Synergy Academy vind je de leukste blog artikelen, handigste handleidingen en toffe klantcases over onze diensten, Microsoft 365, VoIP telefonie en de laatste ICT trends. Allemaal gratis te bekijken of downloaden, wel zo handig!

Update over workation bij IT Synergy
Apple MDM software: dé oplossing voor apparaatbeheer bij bedrijven
Laat hier je nummer achter
We bellen je zo snel mogelijk terug!
Laat een bericht achter!
We beantwoorden je vraag binnen 1 werkdag
Plan vrijblijvend een afspraak in
en kom in contact met Koen
Klantcase
Hoe HefGroep-KindeRdam
naar de cloud ging